Die meisten Frachtführer kalkulieren Touren gleich: ein grober €/km-Durchschnitt aus den Büchern des Vorjahres, mal Strecke, plus Marge, raus mit dem Angebot. Auf den einfachen Strecken funktioniert das, auf den schwierigen verliert es Geld, und keiner merkt es vor dem Monatsabschluss. Die Wurzel des Problems ist, dass „Durchschnitts-€/km" die Struktur der Transportkosten verbirgt, und die Struktur zählt mehr als der Durchschnitt.
Diese Anleitung führt durch das richtige Modell, Fixkosten gegen variable Kosten, und durch das Einrichten Ihres Fahrzeugprofils, damit Transport Nomad dieses Modell automatisch auf jede Tour anwendet, kalibriert auf Ihren konkreten Betrieb.
Die zwei Kostenblöcke
Jede Transportkostenposition fällt in einen von zwei Blöcken:
- Variable Kosten skalieren direkt mit Kilometern. Mehr fahren, mehr ausgeben; weniger fahren, weniger ausgeben. Kraftstoff und Maut sind die Lehrbuchbeispiele.
- Fixkosten bleiben gleich, unabhängig von der gefahrenen Strecke. Büromiete, Fahrergehalt (gezahlt, ob der Lkw fährt oder nicht), Leasingraten, Abschreibung. Sie kosten gleich viel, ob das Fahrzeug in diesem Monat 9 000 km oder 13 000 km fährt.
Die variable Seite ist überwiegend mechanisch. Transport Nomad berechnet bereits Maut pro Land, pro Achszahl, pro EURO- und CO2-Klasse, sowie Kraftstoff auf Basis von Verbrauch × Strecke × aktuellem Preis. Sie setzen Kraftstoffpreis und Verbrauch einmal, das System erledigt den Rest pro Tour.
Die feste Seite ist dort, wo die meisten Frachtführer ihre Arbeit falsch bepreisen.
Warum auch Fixkosten auf den Kilometer umgelegt werden müssen
Fixkosten werden monatlich oder jährlich gezahlt, aber jedes Angebot braucht eine Zahl pro Tour. Die Brücke dazwischen ist die erwartete Jahreslaufleistung des Fahrzeugs.
Eine typische europäische Sattelzugmaschine hat etwa 240 Arbeitstage im Jahr (52 Wochen × 5 Tage, abzüglich Feiertagen und Stillstand). Diese 240 Tage sind die Zeit, in der das Fahrzeug verdient. Im Rest des Jahres laufen die Fixkosten weiter (Leasing, Gehalt, Büro), aber es wird nicht gefahren.
Wenn ein Fahrzeug also im Schnitt 10 000 km im Monat macht, sind das 120 000 km jährlich, verteilt auf 240 Arbeitstage = 500 km pro Arbeitstag im Durchschnitt. Wenn Ihre Fixkosten, sagen wir, 120 000 € pro Jahr ausmachen, sind das 500 € Fixkosten pro Arbeitstag, oder 1,00 € pro Kilometer an Fixkostendeckung, die in jeden gefahrenen Kilometer eingebaut ist.
Diese Fixkostenzahl pro Kilometer ist das, was die Tour-Kalkulation präzise macht. Ohne sie kalkulieren Sie nur die variable Seite und zahlen die feste aus Ihrer Marge, ohne es zu merken.
Das 700-km-Beispiel
Stellen Sie sich die gleiche 700-km-Tour auf zwei verschiedene Arten gefahren vor:
- Fahrzeug A schafft sie in 1 Tag. Variable Kosten (Kraftstoff + Maut) schlagen normal zu Buche. Anteilige Fixkosten: 1 Arbeitstag × 500 € = 500 €.
- Fahrzeug B fährt dieselbe Tour, braucht aber 1,5 Tage (Ladezeit, langsame Grenze, ungünstige Route). Variable Kosten sind ungefähr gleich, die Kilometer haben sich nicht geändert. Anteilige Fixkosten: 1,5 Tage × 500 € = 750 €.
Diese 250 € Differenz sind echtes Geld, das der Unternehmer bei Fahrzeug B verliert, obwohl beide Lkw „dieselbe Tour gefahren" haben. Mit einem flachen €/km-Modell sähen beide Angebote identisch aus. Mit einem Fix-plus-Variabel-Modell, das die aufgewendete Zeit berücksichtigt, sehen Sie, wo die Marge geblieben ist.
Transport Nomad rechnet diese Mathematik automatisch, sobald das Fahrzeugprofil Fixkosten und Annahmen zu Arbeitstagen hinterlegt hat.
Was pro Fahrzeug einzurichten ist
Drei Zahlen pro Fahrzeug, einmalig eingegeben:
- Durchschnittliche Monatskilometer. Was dieses Fahrzeug in einem typischen Monat realistisch fährt. Stadtverteilfahrzeuge liegen niedriger (4 000–6 000 km); Fernverkehrszugmaschinen deutlich höher (10 000–14 000 km). Nutzen Sie Vorjahresdaten, wenn vorhanden.
- Jährliche Fixkosten. Summe aus: Leasing, Fahrergehalt inklusive Lohnnebenkosten, Versicherung, Abschreibung, dem auf das Fahrzeug entfallenden Anteil an Bürogemeinkosten, planmäßiger Wartung, Parken. Aus der Buchhaltung nehmen und so auf die Flottenfahrzeuge verteilen, wie Ihr Unternehmen es ohnehin schon tut.
- Arbeitstage pro Jahr. Voreingestellt auf 240, was dem typischen europäischen Muster entspricht (52 Wochen × 5 Tage, abzüglich Feiertage und Stillstand), aber dieser Wert ist zur Anpassung an Ihren Betrieb gedacht. Saisonale Frachtführer, Unternehmen mit selten genutzten Fahrzeugen oder Flotten, die einen Teil des Jahres stillstehen, liegen niedriger (180–200). Betriebe, die die Flotte tatsächlich auch am Wochenende zusätzlich zu Werktagen einsetzen, liegen höher (270+). Es gibt keine branchenrichtige Zahl, nur die, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Für Kraftstoff zwei weitere Zahlen pro Fahrzeug:
- Kraftstoffpreis pro Liter. Transport Nomad bringt Länderdurchschnittspreise mit, die den Markt verfolgen, und Sie können diese sofort verwenden. Aber für höhere Genauigkeit überschreiben Sie mit eigenen Werten: jeder Frachtführer hat sein eigenes Tankkarten-Rabattniveau, sein bevorzugtes Tankstellennetz und seine eigene Situation bei der Mineralölsteuer-Rückerstattung (einige Betriebe qualifizieren sich für die Rückerstattung, andere nicht, weil ihre Mengen zu gering sind, als dass sich der Aufwand lohnt). Der tatsächliche Preis pro Liter weicht fast immer vom Länderdurchschnitt ab, und der Unterschied summiert sich über ein Jahr voller Touren.
- Verbrauch in Litern pro 100 km.
Maut wird vollständig vom System abgewickelt auf Basis der Route, der Fahrzeugparameter und der Ländertarife, die Nomad aktuell hält. Keine zusätzliche Einrichtung nötig.
Wie es bei einer Tour aussieht
Mit korrekt eingerichtetem Fahrzeug zeigt jeder Tourenplan beide Ebenen:
- Die variable Linie: tatsächlicher Kraftstoff + tatsächliche Maut für diese Tour, Kilometer für Kilometer, Land für Land.
- Die Fixkostenlinie: der Anteil dieser Tour an den Fixkosten, basierend auf der Fahrzeit, die sie aus der Jahreskapazität des Lkw beansprucht.
Unterm Strich stehen die echten Kosten der Tour. Darauf schlagen Sie Ihre Marge auf, nicht auf eine Schätzung.
Warum die Kalibrierung pro Unternehmen wichtig ist
Stadtverteilung und Fernverkehr sind nicht dasselbe Geschäft. Stadtverteilung fährt weniger Kilometer am Tag, dafür mehr Stopps und mehr Standzeit; Fernverkehr legt große Strecken zurück, verbringt aber die meisten Arbeitsstunden im Fahren. Das Kostenprofil pro Kilometer eines Lieferwagens ist drastisch anders als bei einer 40-Tonnen-Sattelzugmaschine im internationalen Verkehr.
Transport Nomad geht nicht von einem einzigen Branchendurchschnitt aus. Indem es Ihre Monatskilometer + Fixkosten + Arbeitstage pro Fahrzeug nimmt, kalibriert sich das System auf Ihren spezifischen Betrieb. Keine zwei Frachtführer führen identische Bücher, also wäre kein einheitlicher Vergleichswert richtig. Die Einrichtung dauert wenige Minuten pro Fahrzeug und steckt danach in jedem Angebot.
Grauzonenkosten: einfach eine Seite wählen
Einige Kosten passen nicht sauber in einen der beiden Blöcke. Reifen sind das klassische Beispiel: Sie verschleißen durch Kilometer, aber auch durch Alter und Witterung. Ob Sie Reifen als fest behandeln (ein Quartalsbudget pro Fahrzeug) oder als variabel (€ pro 100 km Verbrauch), ist Ermessenssache, und darüber kann man geteilter Meinung sein.
Transport Nomad schreibt Ihnen hier nichts vor. Nehmen Sie Reifen in die jährlichen Fixkosten, oder bauen Sie sie als Verbrauchsposition pro Kilometer ein, je nachdem, wie Ihre Buchhaltung es ohnehin hält. So oder so kommt die Tour-Ebene korrekt heraus, weil dieselben Euro auf dieselben Kilometer umgelegt werden, nur anders etikettiert.
Das Gleiche gilt für AdBlue, Kleinverbrauchsmaterial und kleinere Werkstattposten. Einmal entscheiden, in der ganzen Flotte konsequent halten, weitermachen.
Zusammenfassung
Der mit Abstand größte Bepreisungsfehler im Transport ist, €/km als eine Zahl zu behandeln. Die Realität sind Fixkosten plus variable Kosten, und der Split hängt von Ihrem Fahrzeug, Ihrem Betrieb und Ihren Arbeitstagen im Jahr ab. Setzen Sie diese drei Zahlen pro Fahrzeug, lassen Sie Transport Nomad Kraftstoff und Maut automatisch berechnen, und jedes Angebot, das Sie erzeugen, verwendet die echten Kosten der Tour, nicht eine bequeme Näherung, die auf der unterdurchschnittlichen Hälfte der Touren Geld verliert.
Fünf Minuten pro Fahrzeug, einmalig. Danach enthält jeder Tourenplan sowohl die variable Linie, die mit der Strecke wächst, als auch die Fixkostendeckung, die die Flotte über das Jahr profitabel hält.
Sehen Sie es an Ihrer eigenen Flotte. Starten Sie die kostenlosen 14 Tage – fünf Minuten pro Fahrzeug, und jedes Angebot danach trägt Ihre echten fixen und variablen Kosten.