Większość przewoźników wycenia trasy tak samo: bierze orientacyjną średnią €/km z ksiąg z zeszłego roku, mnoży przez dystans, dolicza marżę, wysyła ofertę. To działa na łatwych trasach, a na trudnych traci pieniądze i nikt tego nie widzi do końca miesiąca. Źródłem problemu jest to, że „średnia €/km" ukrywa strukturę kosztów transportu, a struktura jest ważniejsza niż średnia.
Ten przewodnik pokazuje właściwy model, koszty stałe kontra koszty zmienne, i jak wprowadzić ustawienia pojazdu, żeby Transport Nomad stosował ten model automatycznie do każdej trasy, dostrojony do Twojej konkretnej firmy.
Dwa rodzaje kosztów
Każdy koszt w transporcie wpada do jednej z dwóch grup:
- Koszty zmienne skalują się wprost z kilometrami. Jedziesz więcej, wydajesz więcej; jedziesz mniej, wydajesz mniej. Paliwo i myto to przykłady podręcznikowe.
- Koszty stałe są takie same niezależnie od przejechanego dystansu. Czynsz biura, wynagrodzenie kierowcy (płacone, czy auto jeździ, czy stoi), raty leasingowe, amortyzacja. Kosztują tyle samo, czy pojazd zrobi w tym miesiącu 9 000 km, czy 13 000 km.
Strona zmienna liczy się w zasadzie sama. Transport Nomad już liczy myto per kraj, per liczba osi, per klasa EURO i CO2, oraz paliwo na podstawie spalania × dystans × bieżąca cena. Ustawiasz cenę paliwa i spalanie raz, system załatwia resztę dla każdej trasy.
Na stronie stałej większość przewoźników psuje sobie wycenę.
Dlaczego koszty stałe też potrzebują przeliczenia „na kilometr"
Koszty stałe są płatne miesięcznie albo rocznie, ale każda wycena potrzebuje liczby na trasę. Mostem między nimi jest oczekiwany roczny przebieg pojazdu.
Typowy europejski ciągnik siodłowy ma około 240 dni roboczych w roku (52 tygodnie × 5 dni, minus święta i przestoje). Te 240 dni to czas, kiedy pojazd zarabia. Przez resztę roku koszty stałe i tak narastają (leasing, wynagrodzenie, biuro), ale nikt nigdzie nie jedzie.
Czyli jeśli pojazd robi średnio 10 000 km miesięcznie, to 120 000 km rocznie, rozłożone na 240 dni roboczych = średnio 500 km na dzień roboczy. Jeśli Twoje koszty stałe to powiedzmy 120 000 € rocznie, to 500 € kosztu stałego na dzień roboczy, czyli 1,00 € kosztu stałego do odzyskania na każdym przejechanym kilometrze.
Ta wartość kosztu stałego na kilometr jest tym, co czyni wycenę per trasa dokładną. Bez niej wyceniasz tylko stronę zmienną, a stronę stałą płacisz z marży, choć nigdzie tego nie widać.
Przykład 700 km
Wyobraź sobie tę samą trasę 700 km zrealizowaną na dwa sposoby:
- Pojazd A kończy w 1 dzień. Koszty zmienne (paliwo + myto) lecą jak zawsze. Zużyte koszty stałe: 1 dzień roboczy × 500 € = 500 €.
- Pojazd B jedzie tę samą trasę, ale zajmuje mu to 1,5 dnia (czekanie na załadunek, wolna granica, nieoptymalna trasa). Koszty zmienne są mniej więcej te same, kilometry się nie zmieniły. Zużyte koszty stałe: 1,5 dnia × 500 € = 750 €.
Te 250 € różnicy to realne pieniądze, które przewoźnik traci na Pojeździe B, mimo że oba pojazdy „zrobiły tę samą trasę". Z płaskim modelem €/km obie wyceny wyglądałyby identycznie. Z modelem stałe + zmienne, który uwzględnia spędzony czas, widać, gdzie naprawdę podziała się marża.
Transport Nomad robi ten rachunek automatycznie, gdy profil pojazdu ma skonfigurowane koszty stałe i założenia o dniach roboczych.
Co skonfigurować na każdym pojeździe
Trzy liczby na pojazd, wprowadzone raz:
- Średnie miesięczne kilometry. Ile ten pojazd realnie robi w typowym miesiącu. Pojazdy do dystrybucji miejskiej będą miały mniej (4 000–6 000 km); ciągniki dalekobieżne znacznie więcej (10 000–14 000 km). Użyj danych z zeszłego roku, jeśli je masz.
- Roczne koszty stałe. Suma: leasing, wynagrodzenie kierowcy z narzutami, ubezpieczenie, amortyzacja, przypadająca na pojazd część kosztów biurowych, planowane przeglądy, parking. Weź z księgowości i rozdziel między pojazdy floty tak, jak Twoja firma już to robi.
- Dni robocze w roku. Domyślnie 240, czyli typowy europejski wzorzec (52 tygodnie × 5 dni, minus święta i przestoje), ale tę wartość masz dostosować do swojej firmy. Przewoźnicy sezonowi, firmy z rzadko używanymi pojazdami albo flotą, która stoi przez część roku, zejdą niżej (180–200). Firmy, które faktycznie wykorzystują flotę także w weekendy, wyjdą wyżej (270+). Nie ma branżowo poprawnej liczby, jest tylko ta, która pasuje do Twojej firmy.
Do paliwa dochodzą dwie liczby na pojazd:
- Cena paliwa za litr. Transport Nomad ma wbudowane średnie krajowe ceny, które śledzą rynek, i możesz z nich korzystać od ręki. Ale dla większej dokładności nadpisz własnymi: każdy przewoźnik ma swój poziom rabatu na karcie paliwowej, swoją preferowaną sieć stacji i swoją sytuację ze zwrotem akcyzy (niektóre firmy się kwalifikują, inne nie, bo ich wolumeny są za małe, żeby opłacało się składać wniosek). Realny koszt litra prawie zawsze odbiega od średniej krajowej, a różnica kumuluje się przez rok jeżdżenia.
- Spalanie w litrach na 100 km.
Myto jest obsługiwane całkowicie przez system na podstawie trasy, parametrów pojazdu i stawek krajowych, które Nomad utrzymuje na bieżąco. Nie ma potrzeby dodatkowej konfiguracji.
Jak to wygląda na trasie
Z poprawnie skonfigurowanym pojazdem każdy plan trasy pokazuje obie warstwy:
- Linia zmienna: faktyczne paliwo + faktyczne myto dla tej trasy, kilometr po kilometrze, kraj po kraju.
- Linia kosztu stałego: udział tej trasy w kosztach stałych, na podstawie czasu jazdy, jaki zabiera z rocznej puli dni pojazdu.
Suma na górze to prawdziwy koszt trasy. Marżę dokładasz na wierzch tej liczby, a nie na wierzch zgadywanki.
Dlaczego kalibracja per firma ma znaczenie
Dystrybucja miejska i transport dalekobieżny to nie ten sam biznes. Dystrybucja miejska robi mniej kilometrów dziennie, ale więcej postojów i więcej stania; w transporcie dalekobieżnym większość godzin pracy to jazda. Profil kosztu na kilometr busa dystrybucyjnego jest diametralnie inny niż 40-tonowego ciągnika międzynarodowego.
Transport Nomad nie zakłada jednej branżowej średniej. Biorąc Twoje miesięczne kilometry + koszty stałe + dni robocze per pojazd, system kalibruje się pod Twoją konkretną firmę. Nie ma dwóch przewoźników prowadzących identyczne księgi, więc żadna wspólna średnia nie byłaby trafiona. Konfiguracja zajmuje kilka minut na pojazd, a potem podpiera każdą kolejną wycenę.
Koszty z pogranicza: po prostu wybierz stronę
Niektóre koszty nie pasują czysto do żadnej z tych grup. Opony to klasyczny przykład: zużywają się od kilometrów, ale również od wieku i pogody. To, czy traktujesz opony jako stałe (kwartalny budżet na opony per pojazd), czy zmienne (€ na 100 km zużycia), to decyzja indywidualna; jedni robią tak, drudzy inaczej.
Transport Nomad nie staje po żadnej ze stron. Wrzuć opony do rocznego kosztu stałego albo wbuduj je w koszt liczony na kilometr, tak jak już prowadzisz swoje księgi. Tak czy tak koszt na poziomie trasy wychodzi prawidłowo, bo te same euro odzyskują się z tych samych kilometrów, tylko inaczej opisane.
To samo dotyczy AdBlue, drobnych materiałów eksploatacyjnych i drobnych prac warsztatowych. Wybierz grupę raz, trzymaj się tego konsekwentnie w całej flocie, jedź dalej.
Podsumowanie
Największym pojedynczym błędem w wycenie transportu jest traktowanie €/km jako jednej liczby. Rzeczywistością są koszty stałe plus zmienne, a podział zależy od Twojego pojazdu, Twojej firmy i Twoich dni roboczych w roku. Ustaw te trzy liczby na pojazd, pozwól Transport Nomad liczyć paliwo i myto automatycznie, a każda wycena, którą wygenerujesz, używa prawdziwego kosztu trasy, a nie wygodnego przybliżenia, które traci pieniądze na każdej trasie gorszej od średniej.
Pięć minut na pojazd, raz. Potem każdy plan trasy zawiera zarówno linię zmienną, która skaluje się z dystansem, jak i odzysk kosztów stałych, który utrzymuje flotę rentowną przez cały rok.
Zobacz to na własnej flocie. Załóż konto i zacznij darmowe 14 dni — pięć minut na pojazd, a każda kolejna wycena niesie Twoje prawdziwe koszty stałe i zmienne.